Prozessablauf Importieren

Im Folgenden wird die Importfunktion pro Fenster erläutert. Der Import von Debitoren wird als Beispiel genommen, dasselbe gilt jedoch auch für die anderen Daten. Bestellungen und Artikelpreise können übrigens nur im XML-Format importiert werden. Die XML-Server-Einstellungen finden Sie hier: Einstellungen XML-Server

Sie gehen zu Menü  [XML, Finanzieller Import, Debitoren]. Der obere Teil des sich öffnenden Fensters sieht folgendermaßen aus:

Datei
Hier können Sie den Speicherort der Importdatei angeben. Standardmäßig sind hier der Speicherort und der Dateiname des letzten erfolgreichen Imports aufgeführt. Sie können die gewünschte Datei selbst auswählen, indem Sie auf die Lupe auf der rechten Seite des Bildschirms klicken . Jetzt wird ein Suchfenster angezeigt, in dem Sie zum richtigen Ort navigieren können.

In diesem Fenster können Sie u.a. auch angeben ob Sie eine .csv-Datei oder eine .xml-Datein importieren möchten.

Wenn Sie eine CSV-Datei importieren, haben Sie auch den Bereich 'CSV', in dem Sie das Dezimaltrennzeichen angeben können

e-Synergy URL
Anwender von E-Synergy können eine URL zum Abrufen von Daten auswählen (herunterladen). Wenn Sie URL auswählen, sind die zusätzlichen Felder in diesem Bildschirm ebenfalls verfügbar. Diese können verwendet werden, um eine Auswahl in den Importdaten anzugeben. Die Synergy-Website muss in das Feld eingegeben werden. Hier müssen Sie immer mit http:// oder https:// beginnen. Sie können direkt zu dieser Website gehen, indem Sie auf das Symbol auf der rechten Seite dieses Feldes klicken. Der Import von einer URL ist für finanzielle Buchungen nicht möglich. Über das Symbol öffnen Sie die Synergy Website im Webbrowser.

Andere URL
Mit dieser Option können Sie eine URL angeben, um eine XML-Datei von einer Website zu importieren. Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie eine Webadresse (beginnend mit http: // oder https: //) eingeben und eine Datei von hier importieren. Über das Icon   öffnen Sie die XML-Datei über die Webseite. Wenn Sie diese Option über die Befehlszeile verwenden möchten, müssen Sie den Parameter -URL verwenden und eine Webadresse als URL eingeben, die mit http: // (oder https: //) beginnt und mit .xml endet. Zum Beispiel http://www.meinewebsite.com/directory/DEBTORS.xml. Die Importanwendung erkennt die andere URL als solche, validiert sie und importiert sie, wenn möglich.

Netzwerkanwend
Mit der Option 'Netzwerkanwend' können Sie Netzwerkanwender importieren und als Benutzer im Mandanten anlegen. Diese Option steht Ihnen nur via Menüpfad [XML, Anderer Import, Personen] zur Verfügung.

Bereich CSV

Dezimales Trenn.Zeichen
Diese Option ist nur beim Importieren von CSV-Dateien verfügbar. Diese Option ermöglicht es, eine in Excel erstellte CSV-Datei direkt auf einem PC mit europäischen Benutzereinstellungen zu importieren (das Trennzeichen ist ein Komma).

Daten
Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn URL ausgewählt wurde. Daten können auf zwei Arten vie eine URL importiert werden:

• Letzte Änderung: Es werden nur Daten importiert, die seit dem letzten erfolgreichen Import geändert wurden. Dies sind alle Daten, die sich geändert haben, die nachfolgende Auswahlfilter hat keinen weiteren Einfluss darauf
• Alle: Alle Daten aus der angegebenen Quelle werden importiert.

Inklusiv
Diese Felder sind nur aktiv, wenn eine URL beim import verwendet wird.

• Bild
• Notizen
• Anwenderdef. Felder

Auf Wunsch können Bilder, Notizen und / oder Anwenderdef. Felder, die mit den zu importierenden Daten verknüpft sind, eingebunden werden. Wenn das Checkbox aktiviert ist, werden diese Daten ebenfalls importiert.

Filter
Der Filter ist nur verfügbar, wenn eine URL ausgewählt wurde und Sie im Bereich 'Daten' die Option 'Alle' ausgewählt haben. Das Vorhandensein des Bereichs Filter und die verfügbaren Felder in diesem Abschnitt hängen vom Typ der zu importierenden Daten ab. Sie können hier den Datenbereich angeben den Sie aus E-Synergy importiert möchten. Eine Auswahl kann mit Hilfe der Lupe getroffen werden. Manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich. Für bestimmte Daten steht außerdem das Feld Änderungsdatum zur Verfügung. Dadurch können Sie nur die Daten importieren, die in einem bestimmten Zeitraum geändert wurden. Wenn beispielsweise beim Import von Debitoren ein Datumsbereich vom 1. April 2017 bis 1. Mai 2017 eingegeben wird, werden nur die Debitoren importiert, die während dieses Zeitraums geändert wurden.

Art
Die Option 'Synchronisieren' gilt nur beim Importieren von Gehaltsdaten. Der Filter ist nur verfügbar, wenn eine URL ausgewählt wurde und Sie im Bereich 'Daten' die Option 'Alle' ausgewählt haben. Mit dieser Option können Sie Ihre Gehaltsdaten mit den importierten Dateien synchronisieren. Die Option 'Synchronisieren' stellt sicher, dass eine vollständige Synchronisierung zwischen Exact Synergy und Exact Globe stattfinden kann. Dies tauscht auch gelöschte Datensätze aus. Wenn beispielsweise Gehaltsdaten in Exact Synergy gelöscht wurden, werden diese Regeln auch in Exact Globe entfernt. Die Optionen 'Gehaltskomponente', 'Sachkonto' und 'Kreditor' stehen beim Import von Gehaltsdaten zur Verfügung, haben jedoch hier keine Funktion und sind nur für den Export von Gehaltsdaten anwendbar.

Status
Der Filter ist nur verfügbar, wenn eine URL ausgewählt wurde und Sie im Bereich 'Daten' die Option 'Alle' ausgewählt haben. Nur Daten mit dem ausgewählten Status werden importiert.

• Vorgeschlagen
• Aktiv
• Gesperrt
• Erledigt'
• Laden Sie alle Projekte, in den Mitarbeiter dieses Mandanten Mitglieder sind von

Diese Option ist nur verfügbar beim Import von Projekten. Der Filter ist nur verfügbar, wenn eine URL ausgewählt wurde und Sie im Bereich 'Daten' die Option 'Alle' ausgewählt haben. Hiermit können Sie angeben, dass Sie alle Projekte aus der Synergy-Datenbank importieren möchten, wovon Mitarbeiter der aktuellen Administration Mitglied sind.

Bedingungen

Update Lieferdatum
Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie Bestellungen importieren und Sie im Bereich 'Daten' die Option 'Alle' ausgewählt haben. Wenn die Importdatei Lieferdaten vor dem Importdatum enthält, können Sie hier angeben, ob Sie diese auch importieren möchten. Wenn das Lieferdatum aktualisieren aktiviert wird, werden alle Lieferdaten vor dem Importdatum auf den Tag nach dem Import angepasst. Wenn Sie die Option deaktivieren, werden die Lieferdaten direkt aus der Importdatei in die Administration übernommen.

Zeilenrabatt (Unbekannt) : Übernehmen 0%
Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie Rechnungen importieren und Sie im Bereich 'Daten' die Option 'Alle' ausgewählt haben. Wenn in der Importdatei keine Rabattinformationen vorhanden sind, können Sie mit dieser Option angeben, dass in solchen Situationen davon ausgegangen werden muss, dass der Rabatt 0% beträgt. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren und keine Rabattinformationen in der Importdatei vorhanden sind, wird der Rabatt basierend auf dem Verkaufspreis aus der Importdatei und dem Preis des Artikels in der Verwaltung berechnet.

Ausschließen: Hauptmandant
Diese Option ist nur beim Import von Debitoren verfügbar, wenn der Import über eine URL (eine Synergy-Adresse) gestartet wird. Wenn beim Import von Debitoren die Option 'Hauptabteilung' aktiviert ist, werden nur die Debitoren importiert, die folgende Kriterien erfüllen:

• Sie haben eine Debitorennummer für diese Abteilung, die der Administrationsnummer in Exact Globe Next entspricht
• und die Division, die der Administrationsnummer in Exact Globe Next entspricht, ist nicht der Hauptmandant des Kontaktes.

Preislistensortiment
Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie Objekte importieren. Diese prüft, ob die Kombination aus Sortiment und Preisliste bereits existiert. Wenn es vorhanden ist, wird der Artikel mit der gleichen Logik wie das Erstellen eines neuen Artikels zur Preisliste hinzugefügt. Wenn die Kombination nicht existiert, wird der Artikel keiner Preisliste hinzugefügt. Wenn dieses Checkbox deaktiviert ist, ist dies nicht aktiviert. Diese Überprüfung gilt nur für XML, für CSV wird sie nicht verwendet. Wenn Sie Preislisten und / oder Termine pro Artikelgruppe verwenden, ist diese Option nicht verfügbar.

Bereich Prüfungen

Kopfzeilenbetrag stimmt mit Gesamtbetrag der Unterzeilen überein
Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie Finanzielle Buchungen importieren. Dies überprüft, ob der Kopfbetrag gleich dem Gesamtbetrag der Teilzeilen ist. Wenn dies nicht der Fall ist, wird eine Meldung angezeigt.

Stammdaten erstellen
Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie Finanzielle Buchungen oder Bewegungen importieren. Mit dieser Option können Sie angeben, ob beim Importieren von Buchungen und Bewegungen im XML-Format Stammdaten angelegt werden sollen. Wenn Sie diese Option markieren und die in der Buchung oder Bewegung verwendeten Stammdaten im Mandanten nicht vorhanden sind, werden diese angelegt. Wenn Sie die Option deaktivieren und die in der Buchung oder Bewegung verwendeten Stammdaten nicht im Mandanten vorhanden sind, werden sie nicht erstellt und die betreffende Buchung / Bewegung wird nicht importiert. Dies bezieht sich auf die folgenden (Stamm-) Daten:

• Sachkonten
• Debitoren/Kreditoren
• Kostenstellen
• Kostenarten
• Artikel
• Steurecodes
• Zahlungsbedingungen
• Personen
• Projekte
• Lager
• Währungen

Diese Einstellung gilt auch für 'Ihr Zeichen' in der Buchung oder Bewegung in der Importdatei. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie eine Buchung / Bewegung  mit einem bereits vorhandenen 'Ihr Zeichen' importieren. Wenn Sie diese Option deaktivieren, kann eine Buchung / Bewegung mit einem 'Ihr Zeichen', das bereits existiert, nicht importiert werden.

Mandantencode
Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie Finanzielle Buchungen importieren. Mit dieser Option können Sie beim Import auf den Mandantencode (Administrationsnummer) überprüfen, der in der Importdatei vorhanden ist. Wenn dieser Code nicht mit dem Code des entsprechenden Madanten übereinstimmt, wird der Import abgelehnt. Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten und nur relevante Buchungen für einen bestimmten Mandanten importieren möchten, können Sie mit dieser Option sicherstellen, dass nur die gewünschten Buchungen importiert werden. Wenn Sie diese Option deaktivieren, können Sie die Buchungen auch mit einem anderen Mandantencode importieren. Diese Option gilt nur für das XML-Format.

Sie wählen nun Fertig. Der Fortschritt kann in dem Fenster verfolgt werden, der jetzt angezeigt wird. Hier können Sie den Import (wenn Sie aus einer Datei importieren) bei Bedarf über die Schaltfläche 'Abbrechen' abbrechen:

Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wird das folgende Fenster angezeigt:

Sie können jetzt auf das Symbol hinter "Nachrichten" klicken, um alle Benachrichtigungen zu überprüfen. Die Nachrichten können auch gedruckt werden, falls gewünscht. Wenn Daten abgelehnt wurden, wird auch eine Fehlerdatei erstellt. Diese Datei kann direkt angezeigt werden, indem das Symbol hinter "Fehlerdatei" ausgewählt wird. Die Datei wird in Ihrem Verzeichnis "Eigene Dateien" gespeichert, da Sie immer Rechte daran haben. Sie können den Bericht auch über die Schaltfläche 'Drucken' drucken.

Verwenden Sie anschließend die Schaltfläche 'Schließen', um die Importfunktion zu schließen.